Eräs elokuinen tiistaipäivä ammattikorkeakoulun viestintäpalveluissa. Ei mitenkään erityinen. Juuri siksi ajattelin kertoa siitä.
Aloitin työpäivän kello 8.01. Kahvihuoneesta teetä hakiessani sovin juuri lomalta palanneen johdon sihteerin kanssa, miten järjestämme uusien henkilökorttien jakelun 5.9. pidettävien #AMKavajaisten yhteydessä.
Hoidin muutamia sähköposteja liittyen muun muassa toimittajayhteyksiin sekä #AMKavajaisten sähköjenvetoon pihalle, Linnankadulta Taideakatemiasta tapahtumapaikalle kuljetettaviin pöytiin ja siirrettäviin telkkareihin. Luin intranetistä johtoryhmän muistion – siellä oli myös viestinnälle osoitettu tehtävä – ja tarkistin Lyytistä #AMKavajaisiin ilmoittautuneiden määrän (140 tuossa vaiheessa, eli noin puolet tavoitteesta, mutta on tässä onneksi vielä pari viikkoa ilmoittautumisaikaa).
Kääntäjämme tuli hakemaan erään väitöskirjan painovedosta tarkistusta varten. Samalla keskustelimme väikkärin tulevasta tiedotuksesta ja sen työnjaosta. Hän lähti jatkamaan töitä etänä.
Tiivistyksen tiivistys ja kuvametsästystä
Otin esille asiantuntijamme Varsinais-Suomen Yrittäjä -lehteä varten kirjoittaman tekstin, joka oli aiemmin käynyt minulla editointikierroksella. Kirjoittaja oli tehnyt ehdottamani korjaukset ja yhden tärkeän lisäyksen. Lisäyksestä johtuen merkkimäärä ylittyi liikaa, joten kävin tekstiä jälleen läpi, mistä voisi vielä tiivistää. Ensimmäisellä editointikierroksella olin saanut puristettua pois noin 400 merkkiä 4000 merkin tekstistä, mutta artikkeli oli edelleen lehden antaman merkkimäärän yli, ja nyt vielä enemmän yli.
Löysin lopulta vielä yhden poistettavan lauseen, ja laitoin ehdotuksen kirjoittajalle. Samalla etsin viestin liitteeksi kuvan, joka sopisi Talk-verkkolehteemme – artikkeli on tarkoitus julkaista myös omassa mediassamme. Pienellä etsimisellä tuli vastaan yksi sopiva kuva, jonka käsittelin verkkolehteen sopivaksi. Toisen kuvan etsintä sai jäädä myöhemmäksi, kun akuutimmat asiat tulivat kirjaimellisesti vastaan käytävällä.
Suunnitelmia ja graafisia kuvioita
Verkkotoimittajamme muistutti ensi viikon Pride-viestinnästä. Selvitin Vesalta (rehtorilta), onko hän edelleen menossa marssille, viestimmekö siitä, että hän osallistuu, ja mitä muuta olisi hyvä viestiä. Kävin muutamia keskusteluja kollegojen kanssa, ja laitoin ajatuksia eteenpäin some-tiimille tiedoksi, sekä viestintätiimille työnjakoa varten.
Lisäksi Vesalla oli unelma: hän halusi omanlaisensa Pride-lipun marssille. Keskustelin graafikon kanssa (jee! lopulta meillä on oma graafikko, vaikkakin vain 75-prosenttisesti, mutta silti!!), olisiko sellainen mahdollista saada. Hän lupasi suunnitella lipun ja kysyä painotarjousta.
Samalla kävin graafikon kanssa läpi hänen suunnittelemiensa #AMKavajaisten pöytäkolmiot ja julisteen, ja ehdotin niihin muutamia muutoksia. Sain myös sovittua graafikon kanssa, että hän tulisi tapahtumaan pitämään Tuudo-appsin neuvontapistettä. Tuudo on uusi opiskelijoiden ja henkilökunnan sovellus, josta löytää helposti esimerkiksi eri kampusten tilat, ruokalistat, uutiset, opiskelijan omat tiedot ja vaikka mitä.
Käytävällä tapasin seuraavaksi kiinteistöpäällikön, jonka kanssa keskustelimme viime vuoden #AMKavajaisten yhteisöllisen taideteoksen kohtalosta. Lupasin selvittää, onko teos edelleen tallessa ja mikä sen koko olikaan. Kiinteistöhallinto katsoisi teokselle sopivan paikan. Laitoin viime vuonna tapahtuman tuotantoa hoitaneelle opiskelijaosuuskunnalle sähköpostia, löytyykö teos vielä heiltä.
Salainen viesti, maksalaatikon puolikas ja uusia käänteitä
Sain HR-palveluista tuossa samaisessa hästäg-tapahtumassa huomioitavien henkilöiden ja tiimien erittäin salaiset tiedot viestinnän suunnittelua varten. HR-suunnittelija oli tehnyt huolellista työtä äänestyksestä koottujen perustelujen tiivistämisessä. Viestinnän suunnittelu – lähinnä, mitä nostetaan mediaviestinnän kärjeksi – sai kuitenkin jäädä tältä päivältä, sillä…
…lounasaika tuli yhtäkkiä. En ollut ehtinyt pitää aamupäivällä taukoa, mutta nyt hengähdin hetkeksi puolikkaan einesmaksalaatikon ääressä. Mutta vain hetkeksi, koska halusin käydä lounastunnilla kävellen Nummenmäen apteekissa. Näin sain työpäivääni mahdutettua aurinkoa ja liikuntaa parikymmentä minuuttia. Huomasin tosin kävellessäni kurkkivani sähköpostia, ja miettiväni meilien vastauksia…
Takaisin tullessani kävin tarkistamassa aulan ja A-siiven kakkoskerroksen telineet, että niissä vielä sopiva määrä tämän vuoden Talk Magazine -sidosryhmälehtiä.
Kahvihuoneessa sain kuulla, että Pride-lippuasia oli saanut uuden käänteen. Pidimme asiasta käytäväpalaveria some-tiimin ja Study in Turku -viestintäsuunnittelijan kesken. Lipun sijasta ehdottaisimme Vesalle kylttiä. Totesin, että kyllä on hyvä kun on neljä päätä käytettävissä yhden sijasta! Ja lupasin jatkaa keskustelua aiheesta Vesan kanssa.
HR-suunnittelija tuli näyttämään hankkimiaan jumppakeppejä. Taukojumpan alkamista oli taas kyselty; erityisesti keppijumppaa oli toivottu, ja ajattelin omalla vetovuorollani pitää keppijumppatuokion.
Teamsin kautta tuli kyselyä täydennyskoulutuksen todistuspohjista, joita kaivoin yhteiseltä levysasemalta. Sähköpostitse käytiin keskustelua ensi vuoden Talk Magazinen aikataulusta, ja säädettiin uudelleen avajaisten sähkövetoja ja siirrettäviä telkkareita.
Noxit, Crema ja ystävällinen vahtimestari – ja kaikki hoituu
Kävin hakemassa puolalaisen journalistiharjoittelijamme mukaan ottamaan kuvia verkkolehtiartikkeliin, jossa hän haastattelee #AMKavajaisia tänä vuonna toteuttavan osuuskunta Noxit Groupin jäseniä. Lähdimme pienen happihypyn päähän Lemminkäisenkadun toimipisteeseen eli Lempparille.
Noxitin projektipäällikkö kertoi suunnitelmansa tarvittavien telkkareiden määrästä ja eri toimijoiden sijoittumisesta B-siiven tiloihin. Ystävällinen vahtimestari tuli mukaan selvittämään lähettämääni kysymyslistaa. Hänelle selvisi tässä vaiheessa, missä paikassa lava tulee olemaan pihalla, ja sähkövedot pitikin sitten suunnitella uudestaan.
Kävimme vahtimestarin kanssa läpi tarvittavat lippusiimat, muovitolpat, taitettavat tuolit ja vielä kerran telkkarit. Crema Cateringin edustajat – omat alumnimme– saapuivat sovitusti paikalle; heidän kanssaan katsottiin tilat, pöytien tarve ja sijoittelu, aikataulut ja muut yksityiskohdat. Todistin iloista jälleennäkemistä, kun cremalaisia aiemmin opettanut matkailu- ja ravintola-alan opettaja käveli ohitse ja tunnisti vanhat opiskelijansa.
Jatkoimme vielä Noxitin kanssa muun muassa esiintyjien kanssa tehtävistä ostopalvelusopimuksista, tilavarauksista, jotka olin unohtanut peruuttaa, ja toimintapisteiden pöydistä.
Vielä kerran bongaus kahvihuoneessa
Hain kahvihuoneen jääkaapista välipalani – ja kas, terassilla olikin CampusSportin liikuntakoordinaattori, jota muistutin, että tällä viikolla tarvitaan tieto, minkä verran he tarvitsevat tilaa #AMKavajaisissa.
Keskustelimme hetken, millaista toiminnallista ohjelmaa heillä voisi olla tällä kertaa. (Sain salaa nähdä myös CampusSportin uuden mainosvideon, joka kukaan muu videolla esiintyvä ei vielä ollut nähnyt! Oli mukava kokemus olla hyvin järjestetyissä videokuvauksissa pelaamassa sulkapalloa ja esittämässä luennoitsijaa 🙂 Videosta tuli tosi hieno! Se tulee julkiseksi elokuun aikana…)
Muutama sähköposti, ja kello oli puoli viisi, kun työpäiväni päättyi. Somettamaan en tänään ehtinyt, ja muutama muukin suunnitelmissa ollut asia jäi tekemättä, mutta koskas se maailma valmiiksi tulisi. Kävin vaihtamassa verskat ja lähdin Samppalinnanpuistoon asahiin, ensimmäistä kertaa elämässäni.
P.S. Kannattaa lukea myös kollegani Anne Kuusiston mainio juttu siitä, miten viestintätyö on muuttunut 30 vuodessa.
SATUnnaista – Kirjoituksia ja runotuotteita 